Tan pronto como el reloj marca la medianoche de la víspera de Año Nuevo, comienza la cuenta regresiva para que miles de pequeñas empresas presenten sus formularios W-2, 1099 y, en última instancia, sus declaraciones de impuestos estatales y federales. La mayoría de las veces, los impuestos son una idea tardía para cubrir las necesidades diarias de una empresa, y la hora de presentar los impuestos es un período frenético de semanas recopilando documentos y respondiendo a docenas de preguntas que parecen no tener relación alguna.
¿Qué puede hacer usted, propietario de una pequeña empresa, antes de este momento tan agitado? ¿Qué puede hacer para reducir el costo y el dolor de cabeza de presentar sus impuestos?
Estas son cuatro cosas que debe hacer incluso antes de entregar sus documentos:
Sí, me refiero a esa molesta carta larga que su contador fiscal envía cada otoño. Nunca se acorta. Algunos años es tan grueso como un libro. Además de describir la legalidad y las limitaciones del trabajo que hay que realizar, esta extensa carta suele incluir la información que un contador necesita para presentar su declaración de manera adecuada. Es como un manual de instrucciones, en el que se muestran las piezas necesarias para armar un rompecabezas y se indica cómo debe construirse.
Si le proporciona a su contador todas las piezas necesarias del rompecabezas (su información empresarial y financiera), el rompecabezas (su declaración) se resolverá rápidamente y sin contratiempos. Lee la carta y descubre lo que se espera de ti. Reúna cuidadosamente la información usted mismo. No se la empeñe a un empleado que no sabe nada sobre las finanzas de su empresa.
Los profesionales de impuestos no son auditores. Preparan las declaraciones de impuestos basándose únicamente en la información que proporcionan los propietarios de negocios. Asegúrese de preparar registros precisos y comprensibles. No entregue una copia de sus libros con pasivos negativos o saldos de caja que sepa que son incorrectos. Al final, esto le costará más porque su contador tendrá que dedicar más tiempo a limpiar cualquier contabilidad desordenada. Si no sabes cómo corregir un error contable pero eres consciente de su existencia, comunícaselo a tu contador para que pueda solucionarlo rápidamente.
Nunca puedes proporcionar demasiada documentación. Si compró un equipo o una propiedad, presente los recibos o el acuerdo de financiación. Además, proporciona una descripción adecuada de lo que compraste. Si cerraste un préstamo, presenta los documentos de cierre y determina que tu saldo pendiente estaba al 31 de diciembre de 2019. Asegúrate de separar tus pagos entre el capital y los intereses; de lo contrario, perderás la deducción. En Bankable, con frecuencia se nos pide que proporcionemos esta información y estaremos encantados de proporcionarla.
Si se le exigió emitir 1099, proporcione sus copias para confirmarlas y consultarlas.
Reúna estos documentos a medida que realiza las transacciones y guárdelos en una carpeta. Cuando llegue la hora de pagar los impuestos, no tendrás que esperar a que tu contador te los pida. En su lugar, preséntate a tu contador y ahorra algunas horas facturables ofreciéndole asistencia por adelantado.
Su contador fiscal no lo sabe todo. Solo saben lo que les dices este año y lo que les dijiste el año pasado. Su declaración se preparará de la misma manera que el año pasado, a menos que informe a su contador lo contrario. Quizás haya agregado socios a su negocio este año o haya creado una nueva línea de productos. Estos eventos podrían requerir cambios importantes en tu declaración. Por ejemplo, si fueras un propietario único y luego añadieras un socio, ¡necesitarías una declaración de impuestos completamente diferente!
Haga una lista de todos los cambios y tendencias importantes en su negocio e industria antes de reunirse con su contador. Cosas que pueden parecer triviales pueden tener un impacto notable en tu declaración y, en última instancia, en tu factura de impuestos.
Sea preventivo al explicar las variaciones en su estado de pérdidas y ganancias y en su balance con respecto a las cifras del año pasado. Si tu inventario es mayor que el del año pasado, escribe una nota explicando el motivo por el que ocurrió esto. Esto avisa a tu contador sobre el hecho de que tu COGS puede ser inferior al del año pasado y evita que tu contador tenga que llamar o enviar un correo electrónico sobre el cambio. Otros cambios que vale la pena informar a su contador con antelación son:
Los contadores suelen facturar por cada seis minutos que dedican a trabajar en su declaración. ¿Cuánto tiempo lleva escribir un correo electrónico? Al menos seis minutos. Esto significa que se suman y se cobran todos los correos electrónicos o llamadas que te hagan. Hágase un favor tanto a usted como a su contador: prepárese con antelación.
Noticia de última hora: el 15 de abril se celebra cada año. Como propietario de una pequeña empresa, puedes leer la carta de compromiso y el organizador de tu contador, limpiar tus libros, recopilar documentación periódicamente y tomar notas sobre los cambios clave delante de se adeudan los impuestos. Todos los años. Si hace estas cuatro cosas, se sentirá preparado para cumplir con las exigencias de su contador y, en última instancia, ahorrará en gastos de preparación e incluso en impuestos.
Así es como puede hacer que la hora de pagar impuestos sea muy sencilla. Si desea obtener más ayuda con sus impuestos, envíenos un correo electrónico a loans@bankable.org. Nos encantaría ayudarte.
Escrito por: Danielle Deal
Si desea obtener más fuentes sobre cómo estar mejor preparado para la temporada de impuestos, estas son solo algunas:
Bankable es una organización sin fines de lucro que se centra en el desarrollo económico de las comunidades de Indiana mediante la creación, el crecimiento y la sostenibilidad de empleos a través de pequeñas empresas. Esto se logra equipando a las pequeñas empresas desatendidas con soluciones de capital, recursos de desarrollo empresarial y una tutoría significativa para que puedan ser financiables. Bankable, que comenzó en 2010, es un microprestamista certificado por la SBA, un prestamista Community Advantage de la SBA y un CDFI.